A lei 13.709/18, que trata da proteção de dados pessoais, conhecida pela sigla LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), está para entrar em vigor e muitos empresários ainda não se adequaram e ainda têm dúvidas de qual caminho seguir. É aconselhável que os empresários comecem pela etapa chamada de preparação, que vem acompanhada do diagnóstico de todas as áreas que transitam dados pessoais na empresa.
De posse destas informações, é possível criar um comitê multidisciplinar com objetivo de avaliação e organização do trabalho, iniciando um inventário de todo processamento de dados pessoais circulantes no ambiente da empresa.

É importante lembrar que a lei exige cuidados com as informações tanto dos clientes quanto dos colaboradores.
Após mapeado o levantamento do inventário destes dados pessoais circulantes e apresentação do cronograma prévio, parte-se para classificação e enquadramento desses dados conforme descrito na lei e observando princípios como, por exemplo, da necessidade, da segurança, da prevenção, do livre acesso ao titular dos dados, entre outros.

Uma vez finalizada esta fase, com um competente planejamento e revisão do cronograma, o comitê multidisciplinar estará apto para revisão dos manuais operacionais (rotinas da equipe) e adequação/elaboração do acervo de contratos (clientes, colaboradores e fornecedores).

Em paralelo e dependendo do cenário encontrado, as palestras/treinamentos e comunicação do novo desenho das rotinas confeccionadas serão necessárias para a conscientização de todo time interno, visando trazer uma mudança na cultura de toda instituição, inclusive da cúpula da organização, pois, como diz aquele ditado que “o bom exemplo vem de cima”.

Superada esta etapa, a execução já pode ser estruturada com a elaboração ou novo exame das políticas de proteção, da governança e da criação do canal de comunicação, na pessoa do encarregado, batizado modernamente por DPO (Data Protection Office) que servirá de apoio para as respostas e encaminhamentos das solicitações internas, externas e da Autoridade Nacional que fiscalizará e ditará o ritmo para assegurar a eficiência da legislação, bem como, futuramente, das empresas que necessitarão desta figura.

Por fim, o Comitê conclui todo processo com a entrega do plano desta implantação e do relatório de impacto para prevenção de ameaças e suas devidas contingências.

Uma vez implantado este plano, as verificações e atualizações periódicas ajudarão a garantir a boa eficácia de tudo que foi pensado estrategicamente com muito carinho para trazer segurança, confiança e transparência para os clientes.

Carlos Felyppe Tavares Pereira é advogado, especialista em Direito Empresarial.