O culto da produtividade invisível
Reuniões improdutivas custam bilhões e comprometem saúde mental corporativa
A história do mundo é contada por crises e conflitos. Medimos o tempo pelos choques, não pelas calmarias. Em cada crise cresce a ansiedade por controle e, com ela, a corrida por gestão de riscos para proteger o motor da economia: as empresas.
Daí nasce a ode corporativa da eficiência. Cortes, reorganizações, sustentabilidade financeira, otimizações. Tudo em manuais impecáveis. Mas, entre as páginas, sobrevivem vilões silenciosos que distorcem métricas e sabotam o orçamento. O principal é prosaico: reuniões.
Sim, reuniões.
Estudos recentes estimam custos anuais de encontros improdutivos em cifras bilionárias: ~US$ 259 bilhões nos EUA e ~US$ 64 bilhões no Reino Unido; uma empresa com 2.500 pessoas pode perder ~US$ 9,6 milhões por ano. O ponto não é “lá fora”; é liderança. Em contextos em que a liderança é acessível, o consenso não se alonga, como nos EUA; onde a hierarquia convive com debate, a decisão sai, como no Reino Unido. Entre nós, no Brasil, o culto ao “chefe” alonga a agenda e encarece o invisível.
Esse cenário se expressa no cotidiano: relatórios que ninguém lê, importâncias que viram urgências, alinhamentos sobre o que já estava alinhado. Daí a imagem que proponho: a Pirâmide da Inutilidade Corporativa. Na base, reuniões improdutivas; no meio, relatórios que não geram ação; no topo, apresentações que não mudam nada. Um monumento ao esforço sem efeito — e ao conforto de parecer ocupado.
Reunião virou ritual. Pauta clara, gente essencial e decisão esperada viraram coadjuvantes. No teatro da eficiência, a performance vale mais que o resultado — subimos rápido a escada errada. Parecer ocupado virou status, não valor. Some-se a isso a expansão do tempo executivo em reuniões e temos a fatura: queda de foco, atrasos de decisão e impactos na saúde mental.
O que fazer? Sem romantismo e sem PowerPoint:
Política 5×5 (para ontem)
- Propósito em uma frase no convite — sem propósito, sem reunião.
- Dono da decisão e relator definidos antes de começar.
- Até cinco pessoas; quem não decide nem executa recebe a ata.
- Duração de 25’ ou 45’; encerra quando a decisão sair.
- Saída obrigatória: decisão, ação, prazo, responsável e próximo checkpoint.
Três rituais (para criar hábito)
- 3D antes de aceitar: Decidir, Delegar ou Desmarcar.
- Segunda sem reuniões até às 11 horas e um bloco semanal de trabalho profundo por área.
- Briefing de cinco linhas antes e ata de cinco linhas depois (apresentação só com justificativa).
Três métricas mínimas (para não virar moda passageira)
- Horas de reunião por pessoa/semana.
- Percentual de reuniões com rastro (decisão, ação, prazo e responsável).
- Lead time de decisão (do pedido ao “decidido”).
Piloto de 30 dias (para provar com fatos)
- Semana 1: medir a base e publicar as regras.
- Semana 2: faxina de recorrentes; corte realista de 25–30% do volume.
- Semana 3: treinar facilitadores e donos de decisão; aplicar checklists.
- Semana 4: consolidar resultados, comunicar ganhos e travas e ajustar a política.
“E a cultura?” Cultura é o que a agenda permite. Se a agenda premia barulho, o barulho vence. Se exige propósito, decisão e registro, o resultado aparece — e fica. A regra é simples: reunião que não deixa rastro não aconteceu.
No fim, não é sobre custo — é sobre gente. O silêncio pesa. Silêncio útil não é ausência: é ato de cuidado, espaço para análise, aprendizado e boa decisão. Quer cuidar do orçamento e, sobretudo, da saúde mental da sua equipe? Olhe para o estilo de liderança da empresa e para a agenda de reuniões. O Setembro Amarelo nos lembra disso.
Comece amanhã com um passo: congele novas reuniões recorrentes por duas semanas; padronize convites com propósito e decisão esperada; limite encontros a cinco pessoas; troque apresentações por ata de cinco linhas; meça horas por pessoa, percentual com rastro e lead time de decisão. Em 30 dias, a agenda muda, e a cultura sente.
Continuo o assunto nas redes — com modelos práticos de convite e ata aplicados a casos reais:
- Instagram: @jaquespaes
- LinkedIn: in/jaquespaes
Ou vamos marcar uma reuni… não, para.
Executivo, mestre em gestão empresarial, consultor, mentor de profissionais em transição de carreiras e professor do MBA de ESG e Sustentabilidade da FGV.
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