Empresas do Simples têm que emitir notas em sistema nacional; entenda
Empresas terão de deixar de emitir notas pelos portais das prefeituras e passar a fazê-lo em um ambiente único
A partir deste mês, as MEs (microempresas) e EPPs (empresas de pequeno porte) optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos ao ISS (Imposto sobre Serviços) terão de emitir a nota fiscal de serviços exclusivamente pelo emissor nacional.
Isso significa que essas empresas terão de deixar de emitir notas pelos portais das prefeituras e passar a fazê-lo em um ambiente único, mantido pela Receita Federal em parceria com os municípios. A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) terá o mesmo layout para qualquer cidade e as informações ficarão centralizadas em uma base nacional. A mudança começou a valer no dia 1º de novembro.
Para os MEIs (microempreendedores individuais) não há novidades, pois a categoria já utiliza esse emissor nacional desde setembro de 2023. Empresas que atuam exclusivamente com venda de mercadorias também ficam fora da regra, porque emitem a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), e não a nota de serviços. Empresas do lucro presumido e do lucro real não fazem parte do Simples, e, portanto devem continuar seguindo as regras aplicáveis em seus municípios.
Segundo Charles Gularte, sócio-diretor de contabilidade e relações internacionais da Contabilizei, a mudança traz uma diferença em relação à padronização, porque hoje cada prefeitura tem seu próprio sistema emissor de notas, com layout, regras de acesso e cadastros diferentes. Uma empresa que presta serviço em mais de uma cidade, portanto, precisa lidar com sistemas distintos.
Wilgo Cavalcante, CEO da Caveo, fintech especializada em contabilidade e gestão financeira para profissionais PJ, lembra que alguns municípios já utilizam o emissor nacional, e o impacto será maior naqueles que ainda não o fazem. É o caso de São Paulo, por exemplo, em que o sistema da "Nota do Milhão" continuará disponível apenas para consulta e para emitir notas de serviços prestados até 31 de outubro.
A alteração também traz facilidades para o fisco, pois com as notas reunidas em uma base nacional, o cruzamento entre os documentos emitidos e as receitas declaradas tende a ser mais eficiente. Divergências entre faturamento registrado e receita informada poderão ser identificadas mais rapidamente, o que torna importante conferir mensalmente os valores e as notas emitidas.
"Para evitar erros, o caminho é parametrizar bem os serviços no primeiro cadastro. Depois, as emissões seguem o padrão já definido. Em caso de dúvida sobre o código correto, o ideal é validar com a sua contabilidade antes de emitir a nota fiscal, porque erros de classificação tendem a se repetir em todas as notas", explica Gularte.
Quem depende de um software integrado precisa dar atenção especial à mudança. Se o sistema ainda estiver conectado apenas ao emissor municipal e não tiver sido adaptado ao padrão nacional, a integração antiga deixará de atender às emissões a partir de novembro.
Saiba como acessar o emissor nacional e tire suas dúvidas abaixo:
O QUE AS EMPRESAS DO SIMPLES NACIONAL DEVEM FAZER?
- Acesso: pelo portal da NFS-e Nacional (nfse.gov.br), aplicativo para celular ou API (integração por interface de programação de aplicações), com conta gov.br ou certificado digital;
- Cadastro: no primeiro acesso, a empresa confirma seus dados e cria o perfil de emissão. A inscrição municipal precisa estar ativa e regular na prefeitura;
- Cadastros de apoio: registre os serviços mais prestados e os principais clientes. Isso agiliza as próximas emissões e reduz erros;
- Integração por sistema: quem vai emitir por um software integrado precisa de certificado digital ICP-Brasil.
O QUE TERÁ QUE SER PREENCHIDO NA NOTA?
A nota do padrão nacional traz os dados de sempre, como prestador, tomador, descrição e valor do serviço, mas com classificações mais padronizadas:
- Código de tributação nacional: identifica o serviço com base na lista da lei complementar 116;
- NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços): classifica o serviço de forma detalhada e passa a orientar a tributação da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), novos tributos criados com a reforma tributária;
- Local de incidência do ISS: indica em qual município o imposto é devido;
- Regime tributário: informa que a empresa é optante pelo Simples Nacional;
- Retenção de ISS: indica se o imposto foi retido pelo cliente, quando houver.
A MUDANÇA NO EMISSOR AUMENTA OS IMPOSTOS?
Não. A mudança é na forma de emitir a nota e não no cálculo do imposto.
E OS TRIBUTOS DA REFORMA TRIBUTÁRIA?
A adoção do padrão nacional da NFS-e e a aplicação das novas regras da reforma tributária são etapas diferentes. Embora a emissão pelo sistema nacional para as empresas do simples comece em novembro, as disposições relacionadas à CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) estão previstas para 1º de janeiro de 2027. Até o fim de dezembro de 2026, portanto, essas empresas devem continuar seguindo as regras próprias do regime simplificado.
O QUE ACONTE SE A EMPRESA NÃO EMITIR A NOTA NO EMISSOR NACIONAL OU EMITI-LA FORA DO PADRÃO?
A empresa pode atrasar o faturamento e, consequentemente, o recebimento pelos serviços prestados.
HAVERÁ MULTA?
A resolução CGSN nº 191 não fixa uma multa específica. As penalidades por não emitir nota ou por emitir de forma irregular seguem a legislação de cada município, com valores e critérios que variam de cidade para cidade.
E EM CASO DE INSTABILIDADE DO SISTEMA?
A recomendação é registrar a ocorrência, com prints, data e horário, emitir a nota assim que o sistema normalizar e acompanhar os comunicados oficiais do portal da NFS-e Nacional e da prefeitura. Também vale avisar o contador para que ele oriente sobre o procedimento.
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