Tasso Lugon |  Foto: Divulgação

Você provavelmente já passou por isso: precisa resolver algo simples e, de repente, entra numa espécie de labirinto. Um documento que falta, uma informação que já foi enviada, uma ligação que transfere para outro setor, uma senha que não funciona, uma fila que não anda.

No fim, o que deveria levar poucos minutos consome uma manhã inteira e uma boa dose de paciência. A burocracia faz parte da vida. Ela existe para dar segurança, organizar processos e evitar erros.

O problema é quando deixa de proteger e passa a atrapalhar. Quando a regra é mantida apenas porque “sempre foi assim”. Quando ninguém mais sabe explicar por que determinada exigência existe, mas todos continuam cumprindo. E quem paga essa conta é você. Paga o cidadão que precisa de um serviço público. Paga o cliente que quer resolver uma pendência.

Paga o trabalhador que perde tempo preenchendo campos repetidos, procurando informações em sistemas que não conversam entre si ou aguardando aprovações que poderiam ser automáticas.

Em um mundo em que todo mundo parece correr contra o relógio, simplificar processos não é luxo. É respeito. Não estou falando em acabar com controles ou facilitar tudo de qualquer forma. Segurança, transparência e responsabilidade continuam sendo indispensáveis. Mas é preciso separar o que realmente protege do que apenas cria dificuldade.

A pergunta que empresas e instituições deveriam fazer com mais frequência é simples: isso precisa mesmo ser tão complicado? Muitas vezes, a resposta está diante dos nossos olhos.

Um cadastro poderia ser preenchido uma única vez. Documentos poderiam ser integrados. Etapas poderiam ser eliminadas. Informações poderiam estar disponíveis de forma mais clara. E atendimentos simples poderiam ser resolvidos sem que a pessoa tivesse de contar a mesma história para três pessoas diferentes.

A tecnologia pode ajudar muito. Sistemas mais conectados, automação e inteligência artificial já permitem reduzir retrabalho, acelerar respostas e tornar serviços mais acessíveis. Mas há um ponto importante: tecnologia não resolve um processo ruim por conta própria.

Digitalizar a burocracia não é o mesmo que simplificá-la. Às vezes, é apenas transformar uma fila física em uma fila on-line.

Desburocratizar exige disposição para rever hábitos, regras e velhos modelos de trabalho. Exige coragem para reconhecer que nem todo procedimento interno faz sentido para quem está do lado de fora.

Quando uma empresa ou instituição simplifica, todos ganham. O atendimento melhora, os custos diminuem, os profissionais conseguem dedicar mais tempo ao que realmente importa e as pessoas recuperam algo valioso: o próprio tempo.

No fim, simplificar não é fazer menos. É fazer melhor e sem transformar cada tarefa simples em uma prova de resistência.

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